Licence et assurance d'entreprise de déménagement : Les bases

La réglementation est la partie du démarrage d'une entreprise de déménagement qui confond le plus les propriétaires, car les règles changent selon l'endroit où vous vous trouvez et où vous déplacez des personnes. Ce guide couvre les bases. Ce n'est pas un conseil juridique : les règles varient selon l'État et changent. Vérifiez auprès de l'organisme de réglementation de votre État avant votre premier déménagement rémunéré, et auprès de la FMCSA avant tout déménagement inter-États.

Déménagements locaux : règles de l'État

Pour les déménagements qui commencent et se terminent à l'intérieur d'un même État, votre État fixe les règles. Elles varient beaucoup :

• Certains États licencient les déménageurs de biens ménagers par l'intermédiaire d'une agence d'État, souvent le département des transports ou la commission des services publics. Ils peuvent exiger une demande, une preuve d'assurance, un tarif ou un dépôt de tarif, et un numéro d'État sur votre camion.
• Certains États n'ont pas de licence spéciale pour les déménageurs et n'exigent qu'un enregistrement commercial général.
• Certaines villes et comtés ajoutent leur propre licence commerciale en plus.

Recherchez les règles de déménagement de biens ménagers de votre État, ou appelez le département des transports de l'État et demandez : "Que dois-je faire pour déménager des biens ménagers à titre onéreux à l'intérieur de l'État ?"

Déménagements inter-États : règles fédérales

Si vous traversez une ligne d'État avec les biens d'un client, même pour un court trajet, les règles fédérales s'appliquent. Avant votre premier déménagement inter-États, vous avez besoin de :

• Un numéro USDOT de la FMCSA
• Une autorité d'exploitation (un numéro MC) en tant que transporteur de biens ménagers
• Une preuve d'assurance en dossier
• Des documents fédéraux pour chaque déménagement, y compris les informations sur les droits et responsabilités que les clients doivent recevoir.

De nombreux petits déménageurs locaux ne font tout simplement pas de déménagements inter-États au début. Si vous prévoyez un jour de le faire, commencez l'enregistrement auprès de la FMCSA tôt, car cela prend du temps.

Assurance que chaque déménageur devrait avoir

• Responsabilité civile générale : dommages à la maison du client, comme un mur éraflé ou une rampe cassée.
• Auto commerciale : votre camion sur la route. Les polices d'assurance auto personnelles ne couvrent pas l'utilisation commerciale.
• Couverture de cargaison ou de cargaison de camion : les biens du client pendant qu'ils sont dans votre camion et sous votre garde.
• Indemnités des travailleurs : requises dans la plupart des États une fois que vous avez des employés, et le déménagement est un travail à haut risque de blessures.
• Couverture supplémentaire : protection supplémentaire au-dessus des autres polices à mesure que vous grandissez.

De nombreux immeubles d'appartements et condos demandent un certificat d'assurance avant que vous puissiez utiliser l'ascenseur ou le quai de chargement. Votre agent peut en envoyer un, généralement dans la journée.

La valorisation n'est pas une assurance

Les déménageurs offrent généralement aux clients un niveau de responsabilité pour leurs biens, appelé valorisation. Les déménageurs inter-États doivent offrir des options spécifiques selon les règles fédérales, y compris une valeur de base libérée, généralement 60 cents par livre par article, et une protection de valeur totale. De nombreux États ont des règles similaires pour les déménagements locaux. Expliquez vos options de valorisation par écrit avant le déménagement, et assurez-vous que votre couverture de cargaison soutient ce que vous promettez.

Règles des bâtiments et des HOA

Les immeubles d'appartements, les condos et les communautés fermées ont souvent leurs propres règles pour les déménageurs : réservations d'ascenseur, heures de déménagement, protection des sols et des murs, et preuve d'assurance. Demandez au client de vérifier avec son bâtiment au moment de la réservation, et non le jour du déménagement. Une équipe renvoyée au quai de chargement coûte une journée à tout le monde.

Documents pour chaque déménagement

Même là où votre État ne l'exige pas, donnez à chaque client :

• Une estimation écrite avec vos tarifs horaires, le minimum et ce qui compte comme temps facturable.
• Votre politique de dépôt et d'annulation.
• Vos conditions de valorisation.
• Une facture finale avec les heures réelles.

Des documents clairs préviennent la plupart des litiges et des avis négatifs. Lisez dépôts et annulations de déménagement pour le libellé.

Gardez vos numéros sur le camion et le site web

Si votre État ou la FMCSA vous attribue un numéro, affichez-le sur votre camion et votre site web. Les clients et les gestionnaires d'appartements le recherchent, et il est souvent requis.

Travailleurs de votre équipe

Le déménagement est un travail physique, et la façon dont vous payez votre équipe compte. De nombreux États considèrent les déménageurs qui travaillent selon votre emploi du temps, avec votre camion et votre équipement, comme des employés, et non des sous-traitants. Cela entraîne des taxes sur la paie et des indemnités des travailleurs. Obtenez des conseils d'un comptable dans votre État avant de payer qui que ce soit en tant que sous-traitant ; corriger cela plus tard est coûteux.

Où commencer

1. Enregistrez l'entreprise et obtenez un EIN.
2. Vérifiez les règles de déménagement de biens ménagers de votre État.
3. Obtenez des devis d'assurance pour les cinq couvertures.
4. Rédigez votre estimation, votre dépôt et vos documents de valorisation.
5. Ce n'est qu'alors que vous réservez des déménagements rémunérés.

Notre guide sur comment démarrer une entreprise de déménagement met ces étapes dans l'ordre avec le reste de la configuration.